Cómo escribir prompts de Copilot para Outlook: la estructura y cinco casos de uso

Copilot en Outlook responde en función de cuánto contexto le des. Esta guía explica qué estructura tiene un prompt que devuelve algo aprovechable, cómo apuntar a archivos y personas concretas con el comando de barra, y cinco casos de uso con el texto exacto para copiar.

Requisito: una licencia de Microsoft 365 Copilot. El botón aparece en la cinta de Outlook y dentro de cada mensaje abierto.

La estructura de un prompt

Un prompt completo tiene cuatro elementos. Cuantos más incluyas, menos tendrás que corregir después.

Elemento	Qué responde	Ejemplo
Objetivo	Qué quieres obtener	Resume este hilo
Contexto	Para qué lo necesitas	para preparar la reunión del jueves
Fuente	De dónde saca la información	el hilo abierto, /[archivo], /[persona]
Formato	Cómo quieres la respuesta	en tres puntos, con responsables y fechas

Los cuatro juntos:

Resume este hilo para preparar la reunión del jueves. Dame tres puntos con las decisiones tomadas, los responsables de cada una y las fechas comprometidas.

El comando de barra

Al escribir / dentro del campo de Copilot se abre un selector con archivos, personas y reuniones a los que tienes acceso. Lo que elijas se convierte en la fuente del prompt.

Sin barra, Copilot busca en tu correo lo que cree que le estás pidiendo. Con barra, trabaja sobre el elemento exacto que has señalado. Es la diferencia entre «los correos de Marta» y un contacto concreto del directorio.

Se puede usar más de una vez en el mismo prompt: «Compara /[propuesta_v1.docx] con lo que pide /[cliente] en este hilo».

Cinco casos de uso

Resumir un hilo largo

Resume este hilo de correo y enumera las tareas pendientes que me corresponden.

• Dónde: con el hilo abierto, botón Copilot dentro del mensaje.
• Rinde a partir de: seis o siete mensajes.
• Adaptación: añadir «e indica en qué punto quedó cada decisión» en hilos de negociación, donde importa distinguir lo propuesto de lo acordado.

Recuperar el contexto de una persona o un proyecto

Ponme al día de lo que me he perdido de /[persona] esta semana.

• Dónde: Copilot Chat, sin hilo abierto.
• Usos típicos: vuelta de vacaciones, preparación de una reunión, incorporación a un proyecto en marcha.
• Adaptación: sustituir la persona por el nombre del proyecto, o acotar el periodo: «en los últimos tres días».

Redactar una respuesta con una acción concreta

Redacta una respuesta que les dé las gracias y proponga tres horarios para reunirnos.

• Dónde: al responder, antes de escribir nada.
• Regla: indicar qué tiene que conseguir el correo, no de qué trata.
• Ajuste de tono: «más breve», «más formal», «sin fórmulas de cortesía» sobre el borrador ya generado.

Reescribir para otra audiencia

Resume este hilo y redacta una actualización de estado que pueda reenviar a mi responsable.

• Diferencia con el primer caso: aquí no resume para ti, reescribe para otro lector.
• Adaptación: cambiar «mi responsable» por «el cliente» o «el equipo técnico» ajusta el registro y el nivel de detalle.

Triaje de la bandeja de entrada

Revisa mi bandeja de entrada de esta semana y dime qué correos siguen sin respuesta por mi parte. Ordénalos por urgencia e indica quién espera algo de mí.

• Dónde: Copilot Chat.
• Criterios que usa: remitente, marcas de importancia, lenguaje de urgencia en asunto y cuerpo, y ausencia de respuesta tuya en el hilo.
• Adaptación: acotar con «solo los de clientes externos» o «solo los que llevan más de 48 horas sin respuesta».

Límites

• Solo accede a lo que hay en tu correo, calendario y archivos con tus permisos. Lo acordado por teléfono o en un documento que nadie ha compartido contigo no existe para Copilot.
• Prioriza por señales del propio mensaje. No sabe qué cliente pesa más en tu cuenta de resultados.
• Los borradores salen en un registro neutro. Ajustar el tono en los primeros usos es parte del trabajo.
• No verifica datos. Cifras, fechas y nombres propios se revisan antes de enviar.

Guardar los prompts para el equipo

Microsoft 365 Copilot incluye una galería donde guardar prompts propios y compartirlos con un equipo de Teams. Para montarla:

1. Identificad cinco tareas de correo que el equipo repita cada semana.
2. Escribid un prompt completo para cada una, con los cuatro elementos de la tabla.
3. Guardadlos en la galería y compartidlos con el equipo correspondiente.
4. Nombradlos por tarea, no por herramienta: «Actualización semanal a dirección» localiza mejor que «Prompt de resumen».

Para tareas de varios pasos que Copilot ejecuta en segundo plano, y lo que facturan, está nuestra guía de Copilot Cowork.

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