Cómo usar Copilot en reuniones de Teams: la transcripción, los tres momentos y cinco casos de uso

Copilot en Teams no escucha la reunión: lee la transcripción. Entender eso explica casi todo lo que puede y no puede hacer. Esta guía cubre cómo activar la transcripción, qué puede pedirle antes, durante y después de una reunión, y cinco casos de uso con el texto exacto.

Requisitos: una licencia de Microsoft 365 Copilot y permiso para transcribir en vuestra organización.

Sin transcripción no hay Copilot

Es el error que hace abandonar a más gente: entran en la reunión, pulsan Copilot y no obtienen nada útil. La transcripción se activa desde Más acciones → Grabar y transcribir → Iniciar transcripción, y conviene hacerlo al empezar, no a mitad: Copilot solo conoce lo que se transcribió.

Tres consecuencias prácticas:

• Si nadie la activa, después de la reunión no hay resumen posible. No se puede reconstruir.
• Si se activa en el minuto veinte, los primeros veinte minutos no existen para Copilot.
• El idioma de la transcripción importa. Si la reunión es en español, la transcripción debe estar configurada en español o la calidad cae.

Los participantes ven un aviso cuando la transcripción arranca. Aun así, en reuniones con clientes o candidatos conviene decirlo en voz alta al empezar y dejar constancia de para qué se usa.

Los tres momentos

Copilot hace cosas distintas según cuándo lo abras, y la mayoría de la gente solo usa el tercero.

Momento	De dónde saca la información	Para qué sirve
Antes	Correos, chats, archivos y reuniones anteriores	Llegar preparado
Durante	La transcripción en curso	Ponerte al día sin interrumpir
Después	La transcripción guardada	Acta, tareas y seguimiento

El de antes es el que más tiempo ahorra y el que casi nadie usa, porque no ocurre dentro de la reunión y hay que acordarse.

Cinco casos de uso

Prepararte antes de entrar

Prepárame para la reunión con /[persona]: repasa nuestros últimos correos, chats y archivos compartidos, y dame los puntos que debería tocar.

• Dónde: Copilot Chat, fuera de la reunión.
• Cuándo: diez minutos antes. No necesita transcripción de nada.
• Adaptación: sustituir la persona por la reunión cuando sean varios asistentes, o añadir «y dime qué quedó pendiente de la última vez».

Ponerte al día si entras tarde

Resume lo que se ha hablado hasta ahora en cinco puntos y dime si se ha decidido algo.

• Dónde: panel de Copilot dentro de la reunión.
• Quién lo ve: nadie. Lo que preguntas a Copilot en la reunión es privado.
• Adaptación: «resume los últimos diez minutos» cuando solo te hayas despistado un rato.

Comprobar si tu tema se ha tratado

¿Se ha mencionado [tema]? Dime quién lo sacó y qué se dijo.

• Dónde: panel de Copilot, durante la reunión.
• Cuándo: antes de intervenir, para no repetir algo ya cerrado.
• Adaptación: «¿ha quedado clara mi propuesta o alguien ha puesto objeciones?» para comprobar cómo aterrizó lo tuyo.

Acta y tareas

Resume la reunión con las decisiones tomadas, las tareas con su responsable y los temas que quedaron sin cerrar.

• Dónde: en la reunión ya terminada, pestaña de resumen, o desde Copilot Chat apuntando a la reunión.
• Regla: pedir las tres cosas por separado. «Resume la reunión» a secas devuelve un párrafo corrido que no sirve para repartir trabajo.
• Adaptación: añadir «y marca las tareas que me corresponden a mí».

El correo de seguimiento

Redacta un correo de seguimiento para los asistentes con lo acordado, las tareas de cada uno y la fecha del próximo paso.

• Dónde: Copilot Chat, apuntando a la reunión.
• Por qué este: es el único de los cinco que produce algo que sale de tu pantalla. Los otros cuatro te ahorran lectura; este te ahorra redacción.
• Revisión obligatoria: comprueba nombres, fechas y cifras antes de enviarlo.

Límites

• No ve lo que se comparte en pantalla. Trabaja sobre la transcripción, no sobre el vídeo. Una cifra que solo apareció en una diapositiva y nadie leyó en voz alta no existe para Copilot.
• Confunde a quien no se identifica. Si varias personas entran desde una sala con un único micrófono, la atribución de quién dijo qué se vuelve poco fiable.
• Depende de la calidad del audio. Micrófonos malos, solapamientos y cambios de idioma degradan la transcripción, y con ella todo lo demás.
• No sustituye un acta formal. Para un comité o un consejo, el resumen es un borrador de partida, no el documento.

Cómo dejarlo montado para el equipo

Que funcione una vez depende de que alguien se acuerde. Que funcione siempre depende de tres decisiones:

1. Acordad qué reuniones se transcriben. Las internas recurrentes, sí. Las de cliente, solo avisando. Las de asuntos de personal, no.
2. Poned títulos descriptivos a las reuniones. Copilot las localiza por el título cuando las buscas. «Reunión» aparece cuarenta veces en el calendario.
3. Nombrad a quien la activa. Normalmente, quien la organiza. Si no hay responsable, no se activa.

Si vienes de la primera entrega, la estructura de cuatro elementos que explicamos en la guía de prompts para Outlook se aplica igual aquí: objetivo, contexto, fuente y formato.

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